A l’últim post (El protocol als esdeveniments empresarials i/o institucionals – FASE DE PREPARACIÓ / ORGANITZACIÓ) vam poder veure com tots els punts a seguir per desenvolupar la fase de preparació/organització d’un esdeveniment. Un cop tenim aquesta fase finalitzada, passem a les fases d’execució i d’avaluació:

FASE D’EXECUCIÓ: ACCIONS A DESENVOLUPAR EL MATEIX DIA DE L’ESDEVENIMENT

En la fase d’execució s’aplicaran totes les decisions organitzatives exposades en l’anterior fase. Per poder aplicar-les, se seguirà el programa de l’organització (preparat durant la primera fase).

Aquesta segona fase s’inicia el mateix dia en que es fa l’esdeveniment, i acaba quan aquest ja s’ha finalitzat. Simplement, cal seguir el programa preparat prèviament. Si aquest està ben pensat, no hi ha d’haver cap problema durant el dia de l’esdeveniment.

Un cop finalitzada la fase d’execució, passem a la fase d’avaluació i conclusions.

FASE D’AVALUACIÓ I CONCLUSIONS

Un cop finalitzat l’esdeveniment, es realitzarà una reunió amb els organitzadors, el departament de protocol i els altres equips que hagin pogut contribuir en l’esdeveniment, per veure si les accions definides els dies previs i realitzades en l’esdeveniment han estat suficient.

Així mateix, la reunió ha de servir per detectar possibles problemes o errors d’execució, perquè puguem estudiar com podem evitar-los en futures ocasions.

Per avaluar tot, es passarà una enquesta a tot el personal, de caràcter intern, sol·licitant la seva opinió. Així mateix, si els assistents a l’esdeveniment han deixat les seves dades en comprar les entrades, per exemple, se’ls enviarà un qüestionari per avaluar quina ha estat l’experiència del públic, i detectar possibles errors que internament no hàgim pogut detectar. D’aquesta manera, si algun assistent ha patit algun contratemps, l’organització pot enviar-li una carta de disculpa juntament amb alguna bonificació, si es creu convenient.

En definitiva, la fase d’avaluació és l’etapa posterior a l’acte en què l’equip ha de reflexionar sobre els punts forts i febles que han ocorregut durant el seu desenvolupament, amb l’objectiu de millorar i evitar que tornin a cometre errors en un futur.

Vols muntar un esdeveniment empresarial i/o institucional i necessites ajuda? Contacta’ns!