Per organitzar un esdeveniment empresarial i/o institucional hem de tenir en compte un seguit d’accions protocol·làries prèvies que ens ajudaran a garantir l’èxit d’aquest. Abans de res però, hem de tenir clar el tipus d’esdeveniment que volem fer (conferència, seminari, networking, etc.), i hem de ser conscients que un esdeveniment, sigui particular, empresarial o institucional, requereix temps: no podem organitzar un esdeveniment important 2 mesos abans de dur-lo a terme. Per tant, un cop hem decidit fer l’esdeveniment, hem de valorar el temps que ens pot costar organitzar-lo, i en funció d’això, iniciar tot el procés.

Un cop tenim clar aquests dos punts, podem començar la fase de preparació de l’esdeveniment, seguint aquests punts:

• Elecció de la filosofia de l’esdeveniment: en aquest primer pas, hem de decidir amb quin objectiu realitzem l’esdeveniment (conscienciació, atraure clients, “fer equip”, etc.).
• Elecció del dia, hora i lloc de l’esdeveniment: un cop tenim clar el tipus i la filosofia, podem passar a acabar de decidir el dia que es farà, el lloc i l’hora.
• Elecció dels convidats, disponibilitat i protocol: en aquest tercer pas, realitzarem el llistat de convidats, i tindrem en compte si convidem a algun actor rellevant per a la societat. Analitzarem la seva disponibilitat i revisarem les tasques protocol·làries a seguir per a cada cas (no és el mateix tractar amb un president del govern que amb un ministre, hem de tenir clara la manera en que ens hi adreçarem per convidar-lo).
• Enviament d’invitació i sol·licitud de disponibilitat: tot seguit, enviarem les invitacions a tots els convidats, amb el tracte corresponent, i demanarem que confirmin la seva disponibilitat abans d’una data en concret, per si s’ha de fer algun canvi d’última hora.
• Rebuda de les autoritats: un cop sapiguem quins convidats han confirmat, hem de preparar la rebuda d’aquests. Haurem de tenir clar a quina hora arriba cada convidat, per ordre d’importància, i si vindran acompanyats. Tota aquesta informació els hi haurem d’enviar a ells o al seu departament de protocol, perquè ho puguin tenir a mà per saber com es desenvoluparà l’acte.
• Ubicacions: també, haurem de decidir la seva ubicació, tenint en compte la seva rellevància. Normalment, les persones més importants seuen a primera fila, i per ordre d’importància (de més a menys).
• Intervencions: tot seguit, si els convidats han d’intervenir a l’acte, prepararem l’ordre de les intervencions, els minuts que han d’intervenir, i els hi preguntarem o direm el tema del que volen/han de parlar.
• Altres activitats: si l’acte té mitges parts o temps suficient, es pot valorar si es fan altres activitats, i en cas afirmatiu, haurem d’especificar quines activitats es faran, en quin moment i la seva durabilitat.
• Protocol d’actuació: en aquest punt, realitzarem un informe on especificarem el protocol a seguir durant tot l’acte: qui rep a les autoritats, en quin moment (minut específic), on se situen, qui estarà a disposició d’aquestes durant tot moment, quins moviments es faran, intervencions, etc. Res pot quedar a mans de l’atzar.
• Programa: un cop tinguem clars tots els punts anteriors, és el moment de realitzar el programa de l’acte, amb tots els detalls necessaris per a els assistents.
• Comunicació: a continuació, escollirem totes les tasques de comunicació que cal fer per promocionar l’acte, i començarem a executar-les.
  • Imatge gràfica: és important seguir una imatge gràfica acurada, i respectar-la sempre, tant en la fase d’organització com en la fase d’execució. Aquesta imatge la decidirem abans de fer cap acció comunicativa, i serà la que ens serveixi per fer merchandesign (carpetes, targetes, flyers, bosses) de l’esdeveniment.
  • Convocatòria de mitjans de comunicació convencionals: si volem que l’acte sigui de gran rellevància, haurem de convocar als mitjans de comunicació tradicionals per a que assisteixin a una roda de premsa, per presentar l’esdeveniment en qüestió, i que puguin promocionar-lo mitjançant notícies, anuncis, etc. En aquest cas, enviarem una nota de premsa als mitjans que vulguem convocar, convidant-los a un esmorzar informatiu, on els hi exposarem tots els detalls de l’acte.
  • Màrqueting en línia: per arribar a més persones, realitzarem un pla de comunicació i màrqueting online, on definirem les accions que realitzarem a Internet i segmentarem el públic, per tal d’arribar al perfil de persona que ens interessa que vingui. En aquesta fase, executarem les accions en línia que considerem necessàries.
  • Màrqueting offline: així mateix, si ho creiem oportú, podem pagar algun anunci a algun mitjà convencional, perquè ens faci publicitat (diaris, falques radiofòniques, etc.).
  • Comunicació interna: perquè l’esdeveniment sigui tot un èxit, l’equip que en forma part ha d’estar en constant contacte, pel que, en aquest punt, decidirem totes les reunions que es faran, en quins períodes, la seva durada, i els temes a tractar. Així mateix, decidirem totes les eines que farem servir per tal d’estar en contacte sempre.
  • Pressupost: Finalment, un cop tenim tot l’esdeveniment preparat, podrem valorar el cost de totes les accions que farem, del lloguer de l’espai, del mobiliari, etc. En aquest punt, hem de ser el màxim de curosos possible, i comptar que sempre hi poden haver imprevistos.

En el proper post, veurem les accions a desenvolupar el mateix dia de l’esdeveniment (FASE D’EXECUCIÓ), i com es desenvolupa la FASE D’AVALUACIÓ I CONCLUSIONS.

Vols muntar un esdeveniment empresarial i/o institucional i necessites ajuda? Contacta’ns!