Un Coordinador de Eventos y un Organizador de Eventos (o Event Planner) son profesionales con tareas diferentes, pero que se complementan. Incluso, puede que el mismo profesional pueda hacer las dos tareas, si está preparado para ello.
Por un lado, el Event Planner se encarga de organizar integralmente el evento. En cambio, el Coordinador, se encargará de gestionar todos los detalles y proveedores el mismo día B, porque vosotros no tengáis que preocuparos de nada. ¡Son los encargados de evitar que tengáis dolores de cabeza durante el gran día!
A continuación, explicamos detalladamente las tareas de cada profesional:
Tareas de un Coordinador de Eventos
- Mostrar diferentes opciones de menús. Os explicará qué incluye el precio y los extras que puede añadir. También, se encarga de organizar la prueba del menú
- Recomendar algún profesional con el que suele trabajar o con el que tiene algún convenio especial que os puede favorecer.
- Se encarga de hacer un croquis de la sala para que podáis hacer la distribución de los invitados cómodamente
- Es el responsable de pasar información tanto al maître como al jefe de cocina sobre las intolerancias/alergias que tengan los invitados
- Elabora un “timming” para todos los actores involucrados en el evento, y se encarga de que estos lo tengan bien claro. El mismo día del evento, estará pendiente de que todo este timming se cumpla correctamente.
- Comprueba que el personal de sala ha montado el salón tal como le han pasado los novios o las personas que lo han contratado (asignación de asientos, decoración, etc).
- Es el responsable de que tanto cocina como el personal de sala y otros proveedores (cámaras, decoradores, etc.) hagan su trabajo tal como ha acordado previamente con los novios o personas que lo han contratado.
- Controla que los proveedores que los novios (o personas que lo han contratado a él) hayan contratado, cumplan con las normas del establecimiento, y les facilita indicaciones para que puedan desarrollar correctamente su trabajo.
- Se encarga de orientar a los invitados en todo momento, y de resolver sus dudas in situ (ceremonia, cóctel, banquete, etc.).
En definitiva, es un profesional que se ocupa de que se cumpla todo lo pactado con los novios o con las personas que lo han contratado para cualquier otro evento, para que todo funcione como es debido.
Tareas de un Event Planner u Organizador de Eventos
- Ofrecer claridad y tranquilidad: el Event Planner asesora y ayuda con el diseño, organización y planificación del evento, respetando el estilo y necesidades al 100%. De este modo, proporciona tranquilidad y seguridad a las personas que lo contratan, y no saben ni por dónde empezar.
- Soluciona dudas e imprevistos: Ofrece soluciones a cualquier duda que le puedan surgir a los novios o a las personas que lo contraten para organizar cualquier tipo de evento (un botón en la chaqueta del novio roto, olvido del ramo de la novia en casa, algún proveedor que no ha llegado, conferenciante que se retrasa, etc.)
- Búsqueda y gestión de proveedores: llamadas, emails, reuniones, cuadros de presupuestos, búsqueda de inspiración, pruebas de impresión … Un Event Planner hace mucho trabajo multitarea en la sombra, lo que requiere dedicación, esfuerzo y conocimiento.
- Ahorra en tiempo, esfuerzo y dinero a los novios o personas que lo contratan
- Garantía de éxito: su único objetivo es que el evento se desarrolle con el mayor éxito posible, por lo que trabajará incansablemente desde mucho antes del gran día para que así sea.
- Si el Event Planner no es Coordinador de Eventos, el primero se encargará de pasarle toda la información al segundo para que durante el día B salga todo correctamente.
En definitiva, el Wedding Planner es alguien en quien puedes delegar todos los aspectos organizativos del evento.
En resumen: si tienes pensado hacer un evento en los próximos meses, ¡contratar un Coordinador y un Organizador de Eventos (o una persona que los englobe a los dos) es garantía de éxito total! Estos convertirán tu evento en uno de los mejores días de su vida.
Dinos qué idea tienes, ¡y empezaremos a organizarlo todo!