En el último post (El protocolo a los eventos empresariales y/o institucionales – FASE DE PREPARACIÓN / ORGANIZACIÓN) pudimos ver todos los puntos a seguir para desarrollar la fase de preparación/organización de un evento. Una vez tenemos esta fase finalizada, pasamos a las fases de ejecución y de evaluación:

FASE DE EJECUCIÓN: ACCIONES A DESARROLLAR EL MISMO DÍA DEL EVENTO

En la fase de ejecución se aplicarán todas las decisiones organizativas expuestas en la anterior fase. Para poder aplicarlas, se seguirá el programa de la organización (preparado durante la primera fase).

Esta segunda fase se inicia el mismo día en que se hace el evento, y termina cuando éste ya se ha finalizado. Simplemente, hay que seguir el programa preparado previamente. Si este está bien pensado, no debe haber ningún problema durante el día del evento.

Una vez finalizada la fase de ejecución, pasamos a la fase de evaluación y conclusiones.

FASE DE EVALUACIÓN Y CONCLUSIONES

Una vez finalizado el evento, se realizará una reunión con los organizadores, el departamento de protocolo y los otros equipos que hayan podido contribuir en el evento, para ver si las acciones definidas en los días previos y realizadas en el evento han sido suficiente.

Asimismo, la reunión debe servir para detectar posibles problemas o errores de ejecución, para que podamos estudiar cómo podemos evitarlos en futuras ocasiones.
Para evaluar todo, se pasará una encuesta a todo el personal, de carácter interno, solicitando su opinión. Asimismo, si los asistentes al evento han dejado sus datos en comprar las entradas, por ejemplo, se les enviará un cuestionario para evaluar cuál ha sido la experiencia del público, y detectar posibles errores que internamente no hayamos podido detectar. De este modo, si algún asistente ha sufrido algún percance, la organización puede enviarle una carta de disculpa junto con alguna bonificación, si se cree conveniente.

En definitiva, la fase de evaluación es la etapa posterior al acto en el que el equipo debe reflexionar sobre los puntos fuertes y débiles que han ocurrido durante su desarrollo, con el objetivo de mejorar y evitar que vuelvan a cometer errores en un futuro.

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