Un Coordinador d’Esdeveniments i un Organitzador d’Esdeveniments (o Event Planner) són professionals amb tasques diferents, però que es complementen. Fins i tot, pot ser que el mateix professional pugui fer les dues tasques, si està preparat.
Per una banda, l’Event Planner s’encarrega d’organitzar integralment l’esdeveniment. En canvi, el Coordinador, s’encarregarà de gestionar tots els detalls i proveïdors el mateix dia B, perquè vosaltres no us hàgiu de preocupar de res. És el que us traurà els mals de caps durant el magnífic dia!
A continuació, us expliquem detalladament les tasques de cada professional:
Tasques d’un Coordinador d’Esdeveniments
- Mostrar diferents opcions de menús. Us explicarà què inclou el preu i els extres que podeu afegir. També, s’encarrega d’organitzar la prova del menú
- Recomanar algun professional amb el qual sol treballar o amb el que té algun conveni especial que us pot afavorir.
- S’encarrega de fer un croquis de la sala perquè pugueu fer la distribució dels convidats còmodament
- És el responsable de passar informació tant al maître com al cap de cuina sobre les intoleràncies/al·lèrgies que tinguin els convidats
- Elabora un «timming» per a tots els actors involucrats en l’esdeveniment, i s’encarrega de que aquests el tinguin ben clar. El mateix dia de l’esdeveniment, estarà pendent que tot aquest timming es compleixi correctament.
- Comprova que el personal de sala ha muntat el saló tal com li han passat els nuvis o persones que l’han contractat (assignació de seients, decoració, etc).
- És el responsable que tant cuina com el personal de sala i altres proveïdors (càmeres, decoradors, etc.) facin la seva feina tal com ha acordat prèviament amb els nuvis o persones que l’han contractat.
- Controla que els proveïdors que els nuvis (o les persones que l’han contractat a ell) hagin contractat compleixin amb les normes de l’establiment, i els hi facilita indicacions perquè puguin desenvolupar correctament la seva feina.
- S’encarrega d’orientar als convidats en tot moment, i de resoldre els seus dubtes in situ (cerimònia, còctel, banquet, etc.).
En definitiva, és un professional que s’ocupa de què es compleixi tot el que s’ha pactat amb els nuvis, perquè tot rutlli com cal.
Tasques d’un Event Planner o Organitzador d’Esdeveniments
- Oferir claredat i tranquil·litat: l’Event Planner assessora i ajuda amb el disseny, organització i planificació de l’esdeveniment, respectant l’estil i necessitats al 100%. D’aquesta manera, proporciona tranquil·litat i seguretat a les persones que el contracten, i no saben ni per on començar.
- Soluciona dubtes i imprevistos: Dona solucions a qualsevol dubte que li puguin sorgir als nuvis o a les persones que el contractin per organitzar qualsevol tipus d’esdeveniment (un botó a la jaqueta de el nuvi trencat, oblit de el ram de la núvia a casa, algun proveïdor que no ha arribat, conferenciant que es retarda, etc.)
- Recerca i gestió de proveïdors: trucades, emails, reunions, quadres de pressupostos, recerca d’inspiració, proves d’impressió… Un Event Planner fa molta feina multitasca a l’ombra, la qual requereix dedicació, esforç i coneixement.
- Estalvia en temps, esforç i diners als nuvis o persones que el contracten
- Garantia d’èxit: el seu únic objectiu és que l’esdeveniment es desenvolupi amb el major èxit possible, pel que treballarà incansablement des de molt abans del gran dia perquè així sigui.
- Si l’Event Planner no és Coordinador d’Esdeveniments, el primer s’encarregarà de passar-li tota la informació al segon perquè durant el dia B surti tot correctament.
En definitiva, el Wedding Planner és algú en qui pots delegar tots els aspectes organitzatius del teu esdeveniment.
En resum: si tens pensat fer un esdeveniment en els propers mesos, contractar un Coordinador i un Organitzador d’Esdeveniments (o una persona que els englobi als dos) és garantia d’èxit total! Aquests convertiran el vostre esdeveniment en un dels millors dies de la vostra vida!
Digues-nos quina idea tens, i començarem a organitzar-ho tot!