Para organizar un evento empresarial y/o institucional debemos tener en cuenta una serie de acciones protocolarias previas que nos ayudarán a garantizar el éxito de este. Antes de nada pero, tenemos que tener claro el tipo de evento que queremos hacer (conferencia, seminario, networking, etc.), y tenemos que ser conscientes de que un evento, sea particular, empresarial o institucional, requiere tiempo: no podemos organizar un evento importante 2 meses antes de llevarlo a cabo. Por tanto, una vez hemos decidido hacer el evento, tenemos que valorar el tiempo que nos puede costar organizarlo, y en función de ello, iniciar todo el proceso.
Una vez tenemos claro estos dos puntos, podemos empezar la fase de preparación del evento, siguiendo estos puntos:
- Elección de la filosofía del evento: en este primer paso, tenemos que decidir con qué objetivo realizamos el evento (concienciación, atraer clientes, “hacer equipo”, etc.).
- Elección del día, hora y lugar del evento: una vez tenemos claro el tipo y la filosofía, podemos pasar a acabar de decidir el día que se hará, el lugar y la hora.
- Elección de los invitados, disponibilidad y protocolo: en este tercer paso, realizaremos el listado de invitados, y tendremos en cuenta si invitamos a algún actor relevante para la sociedad. Analizaremos su disponibilidad y revisaremos las tareas protocolarias a seguir para cada caso (no es lo mismo tratar con un presidente del gobierno que con un ministro, debemos tener clara la manera en que nos dirigimos para invitarle).
- Envío de invitación y solicitud de disponibilidad: a continuación, enviaremos las invitaciones a todos los invitados, con el trato correspondiente, y pediremos que confirmen su disponibilidad antes de una fecha en concreto, por si hay que hacer algún cambio de última hora.
- Recepción de las autoridades: una vez sepamos cuáles invitados han confirmado, tenemos que preparar el recibimiento de estos. Tendremos que tener claro a qué hora llega cada invitado, por orden de importancia, y si vendrán acompañados. Toda esta información les tendremos que enviar a ellos o a su departamento de protocolo, para que lo puedan tener a mano para saber cómo se desarrollará el acto.
- Ubicaciones: también, tendremos que decidir su ubicación, teniendo en cuenta su relevancia. Normalmente, las personas más importantes se sientan en primera fila, y por orden de importancia (de más a menos).
- Intervenciones: a continuación, si los invitados tienen que intervenir en el acto, prepararemos el orden de las intervenciones, los minutos que han de intervenir, y les preguntaremos o diremos el tema de lo que quieren/tienen que hablar.
- Otras actividades: si el acto tiene medias partes o tiempo suficiente, se puede valorar si se hacen otras actividades, y en caso afirmativo, tendremos que especificar qué actividades se harán, en qué momento y su durabilidad.
- Protocolo de actuación: en este punto, realizaremos un informe donde especificaremos el protocolo a seguir durante todo el acto: quien recibe a las autoridades, en qué momento (minuto específico), donde se sitúan, quien estará a disposición de estas durante todo momento, qué movimientos se harán, intervenciones, etc. Nada puede quedar en manos del azar.
- Programa: una vez tengamos claros todos los puntos anteriores, es el momento de realizar el programa del acto, con todos los detalles necesarios para los asistentes.
- Comunicación: a continuación, elegiremos todas las tareas de comunicación que hay que hacer para promocionar el acto, y empezaremos a ejecutarlas.
- Imagen gráfica: es importante seguir una imagen gráfica cuidada, y respetarla siempre, tanto en la fase de organización como en la fase de ejecución. Esta imagen la decidiremos antes de hacer ninguna acción comunicativa, y será la que nos sirva para hacer merchandesign (carpetas, tarjetas, flyers, bolsas) del evento.
- Convocatoria de medios de comunicación convencionales: si queremos que el acto sea de gran relevancia, tendremos que convocar a los medios de comunicación tradicionales para que asistan a una rueda de prensa, para presentar el evento en cuestión, y que puedan promocionarse mediante noticias, anuncios, etc. En este caso, enviaremos una nota de prensa a los medios que queramos convocar, invitándoles a un desayuno informativo, donde los expondremos todos los detalles del acto.
- Marketing online: para llegar a más personas, realizaremos un plan de comunicación y marketing online, donde definiremos las acciones que realizaremos en Internet y segmentar el público, a fin de alcanzar el perfil de persona que nos interesa que venga. En esta fase, ejecutaremos las acciones en línea que consideramos necesarias.
- Marketing offline: asimismo, si lo creemos oportuno, podemos pagar algún anuncio en algún medio convencional, para que nos haga publicidad (periódicos, cuñas radiofónicas, etc.).
- Comunicación interna: para que el evento sea todo un éxito, el equipo que forma parte debe estar en constante contacto, por lo que, en este punto, decidimos todas las reuniones que se harán, en qué períodos, su duración, y los temas a tratar. Asimismo, decidimos todas las herramientas que utilizaremos para estar en contacto siempre.
- Presupuesto: Finalmente, una vez tenemos todo el evento preparado, podremos valorar el coste de todas las acciones que haremos, del alquiler del espacio, del mobiliario, etc. En este punto, tenemos que ser lo más cuidadosos posible, y contar que siempre puede haber imprevistos.
En el próximo post, veremos las acciones a desarrollar el mismo día del evento (FASE DE EJECUCIÓN), y cómo se desarrolla la FASE DE EVALUACIÓN Y CONCLUSIONES.
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